VOORBEREIDEN OP EEN DESIGN SPRINT

BESLAGEN TE IJS KOMEN

Een standaard Design Sprint bestaat uit vijf vakkundig geplande dagen die net genoeg tijd bieden om alles voor elkaar te krijgen.

Voor het team kunnen vijf hele dagen een eeuwigheid lijken, of een onmogelijke korte tijd lijken, om aan iets anders dan werk te besteden.

Daarom is het zo belangrijk om je Sprint-teams voor te bereiden: mensen moeten weten wat er van hen wordt verwacht en hoe ze kunnen aantreden met een open mind en klaar om deel te nemen.

SELECTIEF OP SELECTEREN

Voordat je klaar bent om te sprinten, moet je ervoor zorgen dat je duidelijk weet wie er zullen gaan deelnemen.

Begin niet zonder topic

Note: Een design sprint begint átlijd met een van te voren bepaald topic (lees, klantsegment, service, kanaal, proces, of model).
Is dit er nog niet? Doe hier dan eerst je huiswerk voor, zodat dit niet nog tijdens de design sprint gedaan hoeft te worden en onnodig tijd kost.

Het ideale team

Een ideale teamgrootte is 5-7 personen.
Als je een productteam hebt samengesteld, is dat waarschijnlijk dat team plus 1-2 anderen uit de organisatie.
Zo niet, verzamel dan de mensen die het meest geschikt zijn om aan het probleem te werken.
Oftewel ‘topic’ experts, mensen die kennis hebben van het vooraf bepaalde onderwerp.

Een typisch team bestaat uit (service)designer(s), UX-designer(s), product-owner(s)/-expert(s) (of een customer journey expert, of in ieder geval iemand met de design thinking mindset en kennis van het betreffende topic), growth hacker(s), developer(s) en een bedrijfsleider (decission maker).

Gezonde mix van van biast en niet biast

Soms is het gemakkelijker en sneller (logischer ook) om het team samen te stellen enkel bestaande uit de mensen die normaal gesproken op het topic werken.
De uitdaging dan is om ervoor te zorgen dat ze zich open stellen en de juiste mindset meenemen.
Hebben ze dat niet, dan kan het erg lastig zijn om overzicht te maken en nieuwe inzichten te krijgen.
Omdat men dat al teveel diep in de inhoud zit en dit meeneemt in de design sprint.
Er moet namelijk holistisch gedacht en gewerkt kunnen worden.

Je gaat begint namelijk met het creëren van overzicht, om te komen tot inzicht, wat tot vervolg acties oplevert.

Een goede mix van topic experts en (niet biast) experts die nieuw zijn voor het topic, is daarom de beste opzet.


BESLAGEN TE IJS GAAN

Er zijn een paar manieren om creatief te worden over het opnemen van anderen die misschien niet geschikt zijn voor de hele sprint, zoals:

* Vraag vooraf om input: als je mensen hebt die willen bijdragen maar niet in staat zijn om deel te nemen aan de volledige sprint.
Verzamel dan voordat je begint alle informatie van hen via een interview of enquête, en deel deze dan met het team op dag #1  .

* Nodig mensen uit om mee te denken tijdens "Ask The Experts", dat plaatsvindt op dag #1.
Dit is een uitstekend moment voor belanghebbenden (stakeholders), of management, om op een geschikt moment bij te dragen en mee te denken.

* Voeg enkele review checkpoints toe aan de agenda. 
Als ik dit doe, faciliteer ik meestal zo’n 30 minuten op dag #1 (nadat een focus is bepaald). En later weer na dag 33 (wanneer je een solide storyboard of prototype hebt).
Dus er is iets concreets om te delen en er is ruimte voor feedback.

Als facilitator maak ik duidelijk waar de reviewers op moeten letten en dat ze 3-5 minuten hebben om feedback te delen in het volgende formaat:
“Ik vind goed____.  Ik zou willen____. Ik vraag me af____." 

Terwijl ze dit doen, leg ik feedback vast op het digitale Miro-bord, zodat iedereen daarna toegang heeft tot de inzichten (overigens wordt alles in het Miro-bord uitgevoerd en vastgelegd, dit maakt alles direct digitaal en maakt het remote werken makkelijker).

* In sommige gevallen kan het nodig zijn om een groter team te hebben op dag #1 en dag #2 om de koers uit te zetten.
Dit is ook goed, maar zorg ervoor dat het duidelijk is dat het eerder aangewezen kleinere sprint team verantwoordelijk zal zijn voor het voortzetten en het uitwerken van het prototype op dag #3 en #4.

* Het is niet ongebruikelijk dat bedrijfsteams vragen om meer mensen deel te laten nemen aan de sprint, dan de aanbevolen 5-7.
Zoals ik al eerder noemde, is dat echt niet wenselijk!

Naast het aflopen van de bovenstaande opties, zou je kunnen overwegen een sprint-briefing te gebruiken om iets te delen over de sprint.
De teamleden die zullen worden opgenomen (en waarom wel/niet) en wat het doel van de sprint is.
Dit kan de druk verlichten om bepaalde mensen wel/niet mee te laten doen tijdens de sprint, die daar niet per se hoeven te zijn.


KLAAR VOOR DE START

Zodra je kernteam is geïdentificeerd, stuur je vóór dag 1 een e-mail naar de deelnemers om het niveau te helpen bepalen en zaken te bespreken zoals:

 * Verwachtingen wekken dat ze het grootste deel van de tijd met elkaar zullen samenwerken, maar ook individueel zullen moeten (uit)werken.

 * Vooraf uitgerust en het faciliteren van eten en drinken wordt sterk aangemoedigd, hoe vanzelfsprekend het ook klinkt.
Ik laat ze ook altijd weten dat we ingelaste pauzes zullen nemen en dat ze voldoende snacks en vloeistoffen bij de hand moeten hebben om de bloedsuikerspiegel stabiel te houden!

 * Tech: ik heb ze laten weten dat we Zoom en Miro zullen gebruiken voor onze sessie en dat we ons geen zorgen hoeven te maken over het maken van accounts of het downloaden van apps (je kunt gasten laten inloggen op Miro zonder dat er een account hoeft te worden ingesteld).

In geval we remote werken, raad ik de deelnemers aan om in te loggen met hun grootste monitor, en de voorkeur te geven aan een opstelling met twee monitoren, indien beschikbaar.

 * Ik zorg voor de benodigde materialen, maar als we remote werken moedig ik deelnemers aan om wat voorraden bij de hand te hebben: blanco papier, vetgedrukte pennen en post-its (als ze die hebben).
Dit helpt gedoe voorkomen wanneer je klaar bent om met een oefening te beginnen.

 * Soms voeg ik een (lichte) pre-read toe voor achtergrondinformatie over Design Sprints voor degenen die nieuwsgierig zijn naar het proces en een voorproefje willen.

* Verder voeg ik altijd een pre-read toe voor achtergrondinformatie over het topic dat we gaan behandelen tijdens de design sprint


READY, SET, GO! 

Voorafgaand aan een sprint is het ook ongelooflijk nuttig om teamleden te vragen om agenda's voor de week te wissen / blokken.
Zelfs als niet alle uren van de dag aan de workshop zullen worden besteed.
Dit helpt stress over gemist werk weg te nemen en houdt het team meer aanwezig en betrokken.
Lukt iemand dit niet? Dan moet je keuze maken of het handig is om deze persoon deel te laten nemen..

Het gebruik van deze benaderingen en navigatiehulpmiddelen helpt verrassingen te voorkomen en brengt het team op één lijn, zodat de verwachtingen gemanaged zijn voordat je met de sprint start.

Mensen zijn gewoontedieren en je vraagt hen toch om een standaard werkweek los te laten.
En voor sommigen, kan ik je vertellen, is dat echt een disruptie.
Dus door een deel van de onzekerheden voor ze weg te nemen, kunnen mensen mee doen met een positieve en open houding.
En zijn ze klaar om naar een nieuw resultaat toe te werken.

FREE INNOVATION TOOLKIT

Innovate with
the right tools.

Get started and Innovate Lightning Fast with all the tools of our proven RACE Innovation toolkit.


join the club.

Join our ever growing community of innovation experts and unlock a world of valuable freebies.

© 2023 InnovatieProfessionals B.V. | All rights reserved

Herengracht 449A | 1017 BR | Amsterdam